民政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《生活無著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法》的通知
各省,、自治區(qū),、直轄市民政廳（局）、檔案局,，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)民政局,、檔案局：
為規(guī)范生活無著的流浪、乞討人員救助檔案管理,，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》,、《城市生活無著的流浪乞討人員救助管理辦法》和《社會(huì)救助暫行辦法》等規(guī)定，民政部會(huì)同國家檔案局制定了《生活無著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法》?，F(xiàn)印發(fā)給你們,，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
附件：1.歸檔章式樣.doc
民政部 國家檔案局
2014年11月13日
生活無著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為規(guī)范生活無著的流浪,、乞討人員（以下簡(jiǎn)稱流浪乞討人員）救助檔案管理,，保障受助人員和救助管理機(jī)構(gòu)的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》,、《城市生活無著的流浪乞討人員救助管理辦法》和《社會(huì)救助暫行辦法》等規(guī)定,，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱救助檔案是指救助管理機(jī)構(gòu)在對(duì)流浪乞討求助人員進(jìn)行甄別和實(shí)施救助服務(wù)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字,、圖表,、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄,。
第三條 民政部門對(duì)救助檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),，分級(jí)管理。檔案行政管理部門對(duì)救助檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督,。
第四條 救助管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立并完善救助檔案管理制度,，對(duì)救助檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,，指定專人負(fù)責(zé)救助檔案工作，確保救助檔案完整,、準(zhǔn)確,、系統(tǒng)、安全和有效利用,，并逐步實(shí)現(xiàn)救助檔案工作信息化和規(guī)范化,。
第二章 歸檔范圍
第五條 救助管理工作中形成的下列材料應(yīng)當(dāng)歸檔：
（一）《求助登記表》；
（二）《不予救助通知書》,；
（三）《自行離站聲明書》,；
（四）《在站服務(wù)及離站登記表》；
（五）《終止救助通知書》,；
（六）其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料,。
第六條 受助人員在站期間和離站過程中形成的下列材料，應(yīng)當(dāng)作為《在站服務(wù)及離站登記表》附件一并予以歸檔：
（一）尋親服務(wù)相關(guān)材料,；
（二）未成年人教育,、評(píng)估、矯治等材料,；
（三）住院救治或者門診治療中形成的交接手續(xù)和入院登記表,、離院登記表、出院證明等醫(yī)療服務(wù)材料以及表達(dá)受助人員治療意愿的材料,；
（四）乘車憑證復(fù)印件和小額交通費(fèi)現(xiàn)金簽收字據(jù),；
（五）親屬接領(lǐng)人身份證件復(fù)印件，單位,、村（居）民委員會(huì)接領(lǐng)人證明材料及單位,、村（居）民委員會(huì)接領(lǐng)工作人員身份證件復(fù)印件；
（六）家庭寄養(yǎng),、類家庭養(yǎng)育,、機(jī)構(gòu)托養(yǎng)協(xié)議書及相關(guān)材料；
（七）司法機(jī)關(guān)出具的證明材料以及工作人員身份證件或者執(zhí)法證件復(fù)印件,；
（八）長(zhǎng)期安置證明材料,；
（九）醫(yī)療機(jī)構(gòu)出具的死亡證明書、公安機(jī)關(guān)出具的死亡原因鑒定書,、死亡公告材料以及親屬意見,、火化證明等材料；
（十）其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料,。
第七條 救助管理機(jī)構(gòu)街頭救助形成的照片,、錄音、錄像材料,，救助熱線電話錄音、監(jiān)控錄像材料和救助管理信息系統(tǒng)形成的電子文件應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定整理歸檔。
第三章 歸檔要求,、整理方法
第八條 屬于歸檔范圍的救助文件材料應(yīng)當(dāng)在救助工作完畢后30個(gè)工作日內(nèi)歸檔,。
歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)完整、圖文清晰,。
電子數(shù)據(jù),、錄音帶、錄像帶,、磁盤,、照片等特殊載體材料，應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件材料一并歸檔,，確?？勺x可用。
歸檔章,、檔案盒封面,、盒脊、備考表等項(xiàng)目,，使用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水鋼筆填寫,；救助檔案目錄應(yīng)當(dāng)打印,；備考表和檔案目錄一律使用A4規(guī)格紙張,。
第九條 救助檔案按照救助類別——年度——保管期限分類整理。
救助類別分為成年人救助,、未成年人救助保護(hù)兩類,。
年度是指救助完畢的時(shí)間所屬年度。
保管期限是指根據(jù)救助檔案的使用價(jià)值所確定的保管年限,。
第十條 救助文件材料的整理歸檔應(yīng)當(dāng)遵循下列原則與方法：
（一）救助文件材料按照年度歸檔,。
（二）一個(gè)求（受）助人員的材料組成一件。成年人攜帶未成年人求助的,，分別組件歸類,，并在各自《救助檔案目錄》“備注欄”中注明相關(guān)情況和檔案號(hào)。
（三）根據(jù)求（受）助人員的個(gè)體差異,，確定每件歸檔文件材料的具體范圍,，并按照文件材料形成的時(shí)間順序排列。
（四）以有利于檔案保管和利用的方法對(duì)件進(jìn)行固定,。
（五）按照本辦法第九條的規(guī)定對(duì)救助檔案進(jìn)行分類,，在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)依據(jù)救助完畢的時(shí)間順序排列，并從“1”開始編制室編件號(hào),。
（六）在件內(nèi)文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章（式樣見附件1）,，并填寫有關(guān)內(nèi)容,。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、類別,、年度,、保管期限、室編件號(hào)和館編件號(hào)等項(xiàng)目,。
（七）按照室編件號(hào)的順序?qū)⒕戎鷻n案裝入檔案盒,，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表（式樣見附件2,、3,、4）的項(xiàng)目。
（八）按照類別分別編制救助檔案目錄（式樣見附件5）,。
（九）救助檔案目錄區(qū)分年度和保管期限,，加封面后裝訂成冊(cè)，一式三份,，并編制目錄號(hào)（式樣見附件6）,。
第十一條 照片、音像材料分別按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）和《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》(DA/T15-1995)的要求整理,；救助管理工作中形成的電子文件按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）和《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T38-2008)的要求整理,。
第四章 保管、統(tǒng)計(jì)和利用
第十二條 救助檔案由救助管理機(jī)構(gòu)設(shè)專門庫房保管,。檔案庫房應(yīng)當(dāng)堅(jiān)固,，并有防盜、防光,、防高溫,、防火、防潮,、防鼠,、防蟲等設(shè)施。
第十三條 檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照年度及時(shí)對(duì)救助檔案的接收,、保管,、利用和鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),。
第十四條 救助檔案保管單位應(yīng)當(dāng)建立檔案利用制度,，明確辦理程序，確保救助檔案安全有效地利用,。
救助檔案的利用應(yīng)當(dāng)遵守下列規(guī)定,，并辦理登記手續(xù)：
（一）救助管理機(jī)構(gòu)及其上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門可以利用救助檔案；
（二）各級(jí)人民法院,、人民檢察院,、公安機(jī)關(guān),、國家安全機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān),、審計(jì)機(jī)關(guān)因公務(wù)需要,，憑單位介紹信可以利用救助檔案；
（三）救助對(duì)象及其親屬經(jīng)救助檔案保管單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),，辦理相關(guān)手續(xù)后，憑身份證件可以利用與救助對(duì)象相關(guān)的救助檔案,；
（四）律師憑律師執(zhí)業(yè)證書和律師事務(wù)所證明,，持受理案件法院出具的證明材料，可以利用與承辦法律事務(wù)有關(guān)的救助檔案,；
（五）其他單位,、組織和個(gè)人要求查閱救助檔案的，救助檔案保管單位在確認(rèn)其利用目的合理的情況下可以同意,。
第十五條 利用救助檔案的單位,、組織和個(gè)人，不得損害救助對(duì)象的合法權(quán)益,，未經(jīng)救助對(duì)象及其親屬的同意,，不得公開救助檔案的內(nèi)容。
救助檔案僅限于當(dāng)場(chǎng)查閱,、摘抄和復(fù)印,，利用過程中注意保密，嚴(yán)禁對(duì)救助檔案進(jìn)行涂改,、抽換,、圈劃、批注或者造成污染,、損毀,。
救助檔案保管單位應(yīng)當(dāng)對(duì)歸還的救助檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，對(duì)檔案摘抄件或者復(fù)印件加蓋標(biāo)有“救助檔案摘抄件”或者“救助檔案復(fù)印件”的印章,。
第十六條 救助檔案保管單位應(yīng)當(dāng)編制救助檔案目錄,、人名索引等檢索工具，提高利用工作效率,。
第五章 保管期限,、鑒定、銷毀和移交
第十七條 救助檔案的保管期限一般為10年,。受助人員為未成年人,、精神智力殘疾人員、長(zhǎng)期安置人員的,，救助檔案保管期限為30年,；受助人員在救助期間死亡的,，救助檔案保管期限為永久。保管期限從救助完畢或者決定不予救助后的次年1月1日起開始計(jì)算,。
照片,、音像檔案的保管期限與相應(yīng)的紙質(zhì)救助檔案的保管期限相同。救助管理信息系統(tǒng)形成的電子檔案保管期限為30年,。
第十八條 救助管理機(jī)構(gòu)救助熱線錄音電話,、監(jiān)控錄像等工作資料保管期限不少于3個(gè)月，街頭救助形成的照片,、錄音,、錄像等工作資料保管期限不少于6個(gè)月。以上資料存在爭(zhēng)議的,，應(yīng)該保管2年以上,，特殊、重要資料以實(shí)物方式交存檔案室,。
第十九條 救助檔案保管單位應(yīng)當(dāng)成立鑒定小組,，對(duì)保管期滿的救助檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定。對(duì)有繼續(xù)保存價(jià)值的,，可以延長(zhǎng)其保管期限直至永久,。無保存價(jià)值的，提出銷毀意見,，并建立銷毀清冊(cè),。
第二十條 銷毀救助檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并派兩個(gè)以上人員監(jiān)銷,。監(jiān)銷人員應(yīng)當(dāng)對(duì)照銷毀清冊(cè)清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的救助檔案,，并在銷毀清冊(cè)上簽字。銷毀清冊(cè)永久保存,。
第二十一條 救助檔案在救助管理機(jī)構(gòu)保存一定時(shí)間后,，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定向相關(guān)國家綜合檔案館移交。
第六章 附則
第二十二條 救助管理機(jī)構(gòu)按規(guī)定對(duì)不具有本地戶籍且不持有當(dāng)?shù)鼐幼∽C的流動(dòng)人口實(shí)施臨時(shí)救助的,，檔案工作參照本辦法執(zhí)行,。
第二十三條 沒有設(shè)立救助管理機(jī)構(gòu)的民政部門應(yīng)當(dāng)參照本辦法做好流浪乞討人員救助檔案管理工作。
第二十四條 各?。ㄗ灾螀^(qū),、直轄市）、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)民政廳（局）和檔案局可以結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況,，共同制定本辦法實(shí)施細(xì)則,。
第二十五條 本辦法自2015年1月1日起施行。